Telerau ac Amodau’r Porthol Ceisiadau Grant

1. Cyflwyniad

Croeso i’r Porthol Ceisiadau Grant ("y Porthol"). Drwy greu cyfrif, cyflwyno cais, neu ddefnyddio'r Porthol fel arall, rydych chi'n cytuno i'r Telerau ac Amodau hyn.

Mae'r Telerau hyn yn llywodraethu’r broses o gyflwyno, asesu, gweinyddu a monitro ceisiadau am grantiau a chyllid a gyflwynir drwy'r Porthol.

Os nad ydych chi'n cytuno â'r Telerau hyn, ni ddylech chi ddefnyddio'r Porthol.

2. Gwybodaeth am y Porthol

Bwriad y Porthol yw galluogi unigolion, clybiau, sefydliadau ac ymgeiswyr cymwys eraill i wneud y canlynol:

• Gwneud cais am grantiau a rhaglenni ariannu;
• Llwytho gwybodaeth a dogfennaeth ategol i fyny;
• Cyfathrebu â gweinyddwyr grantiau;
• Monitro cynnydd ceisiadau;
• Derbyn penderfyniadau ariannu a gohebiaeth gysylltiedig.

Nid yw cyflwyno cais yn gwarantu y bydd cyllid yn cael ei ddyfarnu.

3. Cyfrifoldebau'r Ymgeisydd

Wrth ddefnyddio'r Porthol, rhaid i ymgeiswyr sicrhau’r canlynol:

• Darparu gwybodaeth gywir, gyflawn a gwir;
• Sicrhau bod yr holl ddogfennaeth ategol yn ddilys ac yn gyfredol;
• Rhoi gwybod i ni am unrhyw newidiadau perthnasol a allai effeithio ar gais;
• Cynnal cyfrinachedd manylion mewngofnodi cyfrif;
• Defnyddio’r Porthol yn gyfreithlon ac yn gyfrifol.

Rydym yn cadw'r hawl i ofyn am wybodaeth neu dystiolaeth ychwanegol ar unrhyw gam o'r broses ymgeisio.

4. Asesu a Gwneud Penderfyniadau

Bydd ceisiadau’n cael eu hasesu yn erbyn y meini prawf sydd wedi’u cyhoeddi ar gyfer y rhaglen grant berthnasol.

Gall penderfyniadau ariannu ystyried:

• Gofynion cymhwysedd;
• Amcanion rhaglen;
• Y gyllideb sydd ar gael;
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan ymgeiswyr;
• Gwybodaeth a gedwir gan gyrff cyhoeddus neu bartneriaid perthnasol lle bo'n briodol.

Nid yw cyflwyno cais yn creu unrhyw hawl gytundebol i gael cyllid.

Mae pob dyfarniad ariannu yn parhau’n amodol ar brosesau cymeradwyo ac unrhyw gytundeb ariannu perthnasol.

5. Gwirio ac Atal Twyll

Ni ddylai ymgeiswyr ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol yn fwriadol.

Rydym yn cadw'r hawl i wneud y canlynol:

• Gwirio gwybodaeth a ddarperir mewn ceisiadau;
• Gofyn am dystiolaeth ychwanegol;
• Cynnal gwiriadau cymhwysedd;
• Adfer arian a gafwyd drwy dwyll, camliwio neu gamgymeriad.

Gellir cyfeirio unrhyw amheuaeth o dwyll at yr awdurdodau perthnasol.

6. Eiddo Deallusol

Mae ymgeiswyr yn cadw perchnogaeth ar wybodaeth a dogfennau a gyflwynir drwy'r Porthol.

Drwy gyflwyno deunyddiau, mae ymgeiswyr yn rhoi hawl heb fod yn gynhwysol i ni ddefnyddio, atgynhyrchu a rhannu'r deunyddiau hynny lle bo angen er mwyn:

• Asesu ceisiadau;
• Gweinyddu grantiau;
• Bodloni rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol;
• Monitro prosiectau a ariennir;
• Ymgymryd â gweithgareddau archwilio a sicrwydd.

7. Cyfyngiad Cyfrifoldeb

Er bod ymdrechion rhesymol yn cael eu gwneud i sicrhau bod y Porthol yn gweithredu'n effeithiol, nid ydym yn gwarantu mynediad di-dor.

Ni fyddwn yn atebol am y canlynol:

• Toriadau dros dro i’r system;
• Problemau rhyngrwyd neu gysylltedd;
• Colli data a achosir gan amgylchiadau y tu hwnt i'n rheolaeth resymol;
• Colledion anuniongyrchol neu ganlyniadol sy'n deillio o ddefnyddio'r Porthol.

Nid oes dim o fewn y Telerau hyn yn eithrio atebolrwydd lle byddai gwaharddiad yn anghyfreithlon.

8. Newidiadau i’r Porthol

Efallai y byddwn ni'n gwneud y canlynol:

• Addasu'r Porthol;
• Newid rhaglenni grant;
• Diweddaru gofynion cymhwysedd;
• Diwygio prosesau ymgeisio;
• Atal neu dynnu mynediad yn ôl lle bo angen.

Gellir rhoi newidiadau ar waith heb rybudd ymlaen llaw lle bo angen am resymau gweithredol, cyfreithiol neu ddiogelwch.

9. Hysbysiad Preifatrwydd

9.1 Diben Prosesu

Er mwyn asesu a gweinyddu ceisiadau am grantiau a chyllid, mae angen i ni gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol.

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol fel rhan o'n rôl fel corff cyhoeddus ac er mwyn cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol sy'n ymwneud â llywodraethu grantiau, archwilio, atebolrwydd a gweinyddu cyllid cyhoeddus.

Sail Gyfreithiol ar gyfer Prosesu

Caiff data personol ei brosesu o dan y canlynol:

• Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU – Tasg Gyhoeddus / Ymarfer Awdurdod Swyddogol;
• Erthygl 6(1)(c) GDPR y DU – Cydymffurfio â Rhwymedigaeth Gyfreithiol lle mae llywodraethu grantiau yn mynnu hynny.

Pan mae data categori arbennig yn cael ei brosesu, fel gwybodaeth monitro cydraddoldeb, efallai y byddwn yn dibynnu ar y canlynol:

• Darpariaethau Budd Cyhoeddus Sylweddol o dan ddeddfwriaeth diogelu data;
• Caniatâd penodol lle bo'n briodol.

9.2 Yr wybodaeth y byddwn yn ei chasglu

Efallai y byddwn yn casglu:

• Enw;
• Cyfeiriad;
• Cyfeiriad e-bost;
• Rhif ffôn;
• Gwybodaeth am geisiadau am grantiau a chyllid;
• Gwybodaeth ariannol a sefydliadol;
• Dogfennau ategol;
• Gohebiaeth yn ymwneud â cheisiadau;
• Cofnodion o benderfyniadau ariannu;
• Gwybodaeth monitro cydraddoldeb, gan gynnwys ethnigrwydd, anabledd a rhywedd, lle bydd wedi'i rhoi.

9.3 Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol i wneud y canlynol:

• Asesu ceisiadau am grantiau;
• Penderfynu cymhwysedd;
• Gweinyddu dyfarniadau cyllid;
• Monitro gweithgareddau a ariennir;
• Atal twyll a chamddefnyddio arian cyhoeddus;
• Cyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol, archwilio a rheoleiddiol;
• Llunio adroddiadau ystadegol a monitro cydraddoldeb.

9.4 Rhannu gwybodaeth

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth â’r canlynol:

• Partneriaid awdurdodau lleol;
• Y Loteri Genedlaethol a chyrff cefnogi statudol y Loteri;
• Cyrff Rheoli Cenedlaethol Chwaraeon a phartneriaid asesu eraill;
• Aseswyr allanol sy’n darparu cyngor proffesiynol;
• Archwilwyr a chynghorwyr proffesiynol;
• Cyrff rheoleiddio;
• Asiantaethau gorfodi’r gyfraith lle bo’r gyfraith yn gwneud hynny'n ofynnol.

Ni fyddwn byth yn gwerthu gwybodaeth bersonol.

Dim ond lle mae sail gyfreithiol i wneud hynny y bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu.

9.5 Cadw Gwybodaeth

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol:

• Yn gyffredinol am hyd at saith (7) mlynedd ar ôl cwblhau rhaglen grant;
• Hyd at un mlynedd ar hugain (21) lle mae grantiau'n ymwneud ag eiddo, tir neu brosiectau adeiladu.

Gellir cadw gwybodaeth yn hirach lle bo'r gyfraith, rhwymedigaethau archwilio neu achosion cyfreithiol parhaus yn mynnu hynny.

9.6 Eich hawliau

O dan gyfraith diogelu data'r DU, mae gan unigolion hawliau, gan gynnwys:

• Yr hawl i fynediad;
• Yr hawl i gywiro;
• Yr hawl i ddileu (lle bo'n berthnasol);
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu;
• Yr hawl i wrthwynebu prosesu;
• Yr hawl i gludo data (lle bo'n berthnasol);
• Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl pan mae prosesu yn seiliedig ar ganiatâd.

I arfer eich hawliau, cysylltwch â’r:

Swyddog Diogelu Data

E-bost: DPO@sport.wales

Rhif ffôn: +44 (0)29 2033 8259

9.7 Cwynion

Os oes gennych bryderon ynghylch sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin, cysylltwch â ni yn y lle cyntaf.

Mae gennych hefyd hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Gwefan: https://ico.org.uk

Rhif ffôn: 0303 123 1113

10. Cyfraith Lywodraethol

Bydd y Telerau ac Amodau hyn yn cael eu llywodraethu a'u dehongli yn unol â chyfreithiau Cymru a Lloegr.

Bydd unrhyw anghydfod sy'n codi yn sgil defnyddio'r Porthol yn ddarostyngedig i awdurdodaeth unigryw llysoedd Cymru a Lloegr.

Gwybodaeth gyswllt

Am ymholiadau cyffredinol ynghylch grantiau a chyllid:

Chwaraeon Cymru

Rhif ffôn: 0300 300 3102

Gwefan: https://chwaraeon.cymru

Am ymholiadau diogelu data:

E-bost: DPO@sport.wales